Datenschutzerklärung

für das Kundenportal „HolyHub Experience“ unter portal.holy-hub.de · Stand 1. Oktober 2026

Entwurf. Dieser Text wurde für Holy Hub vorbereitet und beschreibt, was das Portal technisch tatsächlich tut. Vor der Nutzung mit echten Kunden bitte einmal von eurer Datenschutz-Ansprechperson prüfen lassen – insbesondere Abschnitt 7 (Dienstleister) und die Angaben zur Aufbewahrung.

1. Verantwortlicher

Holy Hub GbR, Tim Guttenberger & Lukas Lennert
Gmünder Straße 65, 73614 Schorndorf
E-Mail: kontakt@holy-hub.de

2. Was dieses Portal ist

Die HolyHub Experience ist unser Kundenportal. Dort sehen Sie den Stand unseres gemeinsamen Projekts, lesen und nehmen unser Angebot an, prüfen und kommentieren Entwürfe, geben sie frei und geben uns am Ende Feedback. Alles, was Sie dort eingeben, dient ausschließlich unserer Zusammenarbeit.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Konto: E-Mail-Adresse, Name, Rolle (Kunde, Freelancer, Team), Zeitpunkt der Anmeldungen.
Kennenlernformular: Ihre Angaben zu Person, Organisation, gewünschten Leistungen und Zielen – nur das, was Sie selbst eintragen.
Projektinhalte: Meilensteine, hochgeladene Dateien und Entwürfe, Ihre Kommentare und Freigaben, Antworten in Fragebögen, Ihr Testimonial, sofern Sie eines geben.
Einwilligungen: Wortlaut, Zeitpunkt und IP-Adresse der Einwilligung, damit wir sie nachweisen können.
Technische Daten: Beim Aufruf speichert unser Webserver IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browserkennung in einem Protokoll (Caddy-Zugriffslog). Diese Protokolle dienen der Sicherheit und Fehlersuche.

4. Wofür und auf welcher Grundlage

Anfrage und Kennenlernformular: Beantwortung Ihrer Anfrage und Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie Ihre Einwilligung zur Einrichtung des Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Projektabwicklung im Portal: Erfüllung des Vertrags mit Ihnen bzw. Ihrer Organisation (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Testimonial und Logo-Nutzung: ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie beim Abschluss-Feedback gesondert erteilen.
Technische Protokolle: unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionierenden Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Anmeldung ohne Passwort

Sie melden sich mit einem Link an, den wir an Ihre E-Mail-Adresse schicken. Der Link ist 30 Minuten gültig (Einladungen 7 Tage) und funktioniert einmal. Danach speichert Ihr Browser ein Sitzungs-Cookie (hhx), das 90 Tage gültig ist und ausschließlich dazu dient, Sie angemeldet zu halten. Es gibt keine Tracking-Cookies, keine Analyse- oder Werbedienste und keine Inhalte von fremden Servern.

6. Wo die Daten liegen

Alle Daten liegen auf einem von uns betriebenen Server in Frankfurt am Main (Hostinger International Ltd. als Hosting-Anbieter, Auftragsverarbeitung). Die Verbindung ist verschlüsselt (TLS). Sicherungskopien werden verschlüsselt erstellt und in einem Microsoft-OneDrive-Speicher der Holy Hub GbR abgelegt (Auftragsverarbeitung, EU-Rechenzentren).

7. Dienstleister

Hostinger International Ltd. – Server-Hosting (Frankfurt am Main).
IONOS SE – Versand unserer E-Mails (Anmeldelinks, Benachrichtigungen).
Microsoft (OneDrive/SharePoint) – verschlüsselte Sicherungskopien.
Notion Labs Inc. – unsere interne Projektverwaltung. Dorthin übernehmen wir Projektnamen, Aufgaben und Besprechungsnotizen, die unsere Zusammenarbeit betreffen.

Inhalte aus dem Portal werden nicht an KI-Dienste übermittelt, es sei denn, wir sprechen das im Einzelfall ausdrücklich mit Ihnen ab.

8. Wie lange wir speichern

Füllen Sie das Kennenlernformular aus, bestätigen aber Ihre E-Mail-Adresse nicht, löschen wir Konto und Angaben automatisch nach 30 Tagen.
Projektdaten speichern wir für die Dauer der Zusammenarbeit und danach so lange, wie wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. Angebote und Rechnungen: 10 Jahre nach § 147 AO).
Hochgeladene Entwürfe und Dateien löschen wir spätestens 12 Monate nach Projektabschluss, sofern Sie nicht eine längere Aufbewahrung wünschen.
Technische Protokolle: 14 Tage.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – eine E-Mail an kontakt@holy-hub.de genügt. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

10. Wer sonst noch Zugriff hat

Auf Ihr Projekt haben nur die Personen Zugriff, die wir dort ausdrücklich freischalten: unser Team und – falls wir für Ihr Projekt mit externen Freelancern arbeiten – diese Freelancer für ihre Arbeitsergebnisse. Freelancer sehen keine Angebote, Preise oder Fragebogen-Antworten. Andere Kunden sehen Ihr Projekt nie.